会议管理似乎很简单，但对秘书或其他行政人员来说，把它做好是一件令人头痛的事情。业内有一句流行的谚语，叫做“会议与讨论，讨论与决议，决定与行动，行动与彻底”。这句话读起来朗朗上口，简明扼要，有些企业把它挂在会议室里，但做好会议管理并不容易。在实际工作中，要么不开会，要么不开会，要么不决策。所有这些都储存在工业中。我认为会议管理需要遵循以下原则:

-1步阅读工具/材料日清软件方法/步骤1:关注主题和相关人员。提前讨论，确定会议上要解决的问题，并关注当前的关键问题。如果没有目标，就不要开会。大会最好有一个主题，综合会议最好不超过三个主题。对于小型会议，原则上每个会议部门的参会人数为1人，会议牵头部门(不含记者)的参会人数不超过3人。通过会前签到和会议期间相关人员对议题的管控，拒绝“无关人员”参加会议。与会者应与会议议题密切相关，能够进行深入交流，有针对性地解决问题。

步骤阅读2是提前汇报，及时回复。重大事项应至少提前一天通知，会议通知中应通知会议议题、相关材料和发言顺序。会议时间确定后，会议牵头部门应提前发布会议通知，准确说明会议名称、时间、地点、持续时间、与会人员、会议内容、注意事项、会议联系人等信息。会议通知发出后，会议牵头部门应通过会议管理平台等方式再次通知与会人员进行确认，并及时得到相应的回复。

步骤读数3是要有准确的程序和紧凑的时间。提前准备会议议程，明确发言顺序，主持人根据议程提前控制会议进程，避免临时议题成为主导。提前设定会议时间，有效控制会议节奏。你可以限制演讲者的发言时间和讨论时间。安装计时软件或使用计时器来监控和提醒报告时间，会议主持人将正确引导讨论时间。

步骤阅读4:记录应完整，决策应受到监督。会议记录应完整、规范，从签到、讨论到会议决议和表决应有详细记录。牵头部门应指定专人，使用专门的记录本，做好会议记录，必要时记录会议过程。会议纪要应在会议24小时内分发给相关单位。会议决定应及时检查，定期实施和总结。牵头部门应结合会议纪要，对会议任务进行分解和监督。

-5步骤阅读5过程应该是科学的，保证应该是强有力的。为了达到预期的效果，最重要的是要有一个匹配的管理系统和一个适合你公司的管理系统。只有这样，会议制度才能变得更长，执行者才有更大的执行权，从而实现会议的最终目标。我们公司一直用日清来处理和解决会议管理工作。日清计划模块中的专题会议管理模块将会议分为以下五个部分:会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结和会议结果执行。当然，每个公司可以根据自己的实际情况分成更多的部分。每个部分都有相应的制度、管理权限、管理内容和相应的责任人、完成时限等。最重要的是，会议结束后，下一步要采取的行动要落实，责任要落实到人，做到“议而决，议而决，议而行，行而成”

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