一段时间以来，知名专家教师谭小芳作为清华大学、北京大学、浙江大学高级主管班的客座教授，经常应邀为全国许多知名企业做“会议管理的秘密”讲座。在谭小芳老师看来，会议管理似乎很简单，但对秘书或其他行政办公室人员来说，真正把它做好是一件令人头痛的事情。业内有一句流行的谚语，叫做“会议与讨论，讨论与决议，决定与行动，行动与彻底”。这句话读起来朗朗上口，简明扼要，有些企业把它挂在会议室里，但做好会议管理并不容易。在实际工作中，要么不开会，要么不开会，要么不决策。所有这些都储存在工业中。

事实上，应该在"开会讨论、决议讨论、决议行动和行动完成"之前增加另外三个词，即"开会准备"。如果会议在召开前没有准备好，最好不要召开会议。这样的会议注定要失败。因此，会议召集人必须为会议做好准备。会议通知的内容应当载明会议时间、会议地点、与会人员和会议主题。如果要求与会者携带笔记本或报告材料，他们还必须在会议通知中作出说明。这样，参与者就可以有备而来。

没有系统或有一个系统无法实现。这取决于会议。有矛盾、纠纷、积怨的，依靠会议解决；有些投诉和质量问题没有人能解决。这取决于会议。有临时任务、上级命令、安排和会议...简而言之，没有标准的企业，所有的工作都依赖于会议。会议没有计划，没有主题，没有目的，会议可以随时召开，会议可以随时延长，会议经常重复，会议经常讨论但没有决定。会议只表明经理在工作，但它不能帮助员工解决许多实际问题。

谈到会议，许多企业员工都很害怕。会议不会杀人。为什么会有恐惧？一个企业的员工告诉我:对他们来说，会议是痛苦和折磨。大家同意，三分钟的短会如果不超过半小时就不会结束。大家同意两小时的会议将持续半天。领导们应该在开始工作前召开一次会议并进行劝诫。领导出差后，应该介绍他的知识和经验。当然，他不能忘记清算在出差期间犯错误的员工。领导们参观了其他企业，发现有一个缺口。他们也会回来责骂员工——你为什么做得不好？在会议上，老板或老板总是教导员工——似乎企业中的所有问题都是由员工引起的。张三今天挨骂，李四明天挨骂。我不知道下次谁会转。在这样的企业中，不清楚员工是否患有其他疾病，但会议恐惧症绝对是必不可少的。

之所以提到“指导”和“沟通”，是因为会议不仅是通知的功能，也是发送和接收反馈的平台，不仅是信息的输出，也是信息的反馈。一旦产生反馈，会议就有了“管理”功能。在团队管理中，日常生活中有许多例会。作者曾经把他主持的小组会议变成了“三级会议”，基层员工每天上午开会，中层管理人员每周开会，高层管理人员每月汇报。在例会中，非常规高层会议不断穿插，以确保进度控制的结果在任何时候都提前完成。

谭小芳老师认为这是会议上关于发现和解决问题的最普遍的理解。然而，会议的常见问题是他们只发现问题或解决相同的问题。会议变成了一种形式，每天的会议都集中在有意义但没有真正进展的问题上。由于个人能力的限制，会议解决问题的优势在于能够集思广益，或允许他人绕过他人，然后达到或超过最初的目标。

这些定期会议发挥着非常重要的管理作用。他们是管理团队的纽带和桥梁。通过这些会议，高层的意愿转化为系统的实施，市场的声音不断收集反馈，整体方向不断修正，信息在会议中来回传递，会议真正起到了管理的作用。管理不仅是自上而下的管理，也是自下而上的反馈。会议在这里扮演着这个角色。

一般来说，普通会议是由几个与会者聚集在一个会议室举行的，我们称之为“会场式”会议。然而，随着信息技术的发展，会议形式越来越多，会议水平也越来越高。像“视频电话会议”这样的新词层出不穷。目前，QQ、MSN、SKYPE等聊天工具都有“邀请”功能。无论参与者在北京、上海、美国和欧洲，只要他们同意在统一的时间上网并互相邀请，他们就可以立即在聊天工具上举行会议。除了视频设备之外，参与者还可以听到彼此的讲话并看到彼此。这次会议的效果不亚于一次“地点式”会议。这种会议模式简单而经济，因为它完全依赖于网络，并节省了各种费用，如差旅费和会议材料成本。我们称之为“网络型”会议。“网络”会议已经在一些外资企业和高科技企业中得到广泛应用，并必将成为未来企业会议的主流。

应该强调会议的质量。会议质量差和会议气氛差的典型例子是电话会议、吸烟和窃窃私语、迟到早退、会议时间长、不在会上发言和会后抱怨。首先，大会必须规定三个角色:第一，主持人，第二，记录员，第三，调度员。在这三种角色中，会议主持人起着主要作用，其职责是宣布会议开始，提出会议议程，掌握会议时间，实施会议制度，总结会议内容，跟踪会议结果。调度员的作用是掌握整个会议的主题，防止跑题。一般来说，最高级别的与会者负责控制会议地点的秩序，密切讨论问题，任命发言人，总结会议的优缺点。

谭小芳老师认为我们可以暂时设立一个“停车场”，将本次会议无法结束的相关问题放入“停车场”，以免影响会议的进展。在很多情况下，这个“停车场”非常有用。记录人员，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便会后做出客观的会议评价。记录员起辅助作用，负责准确记录会议要点，发布会议纪要，最终确定执行者和完成时间。

其次，要建立会议制度，严格执行会议纪律。一家企业在会议系统中采用了“现场捐赠”的方式，规定每迟到一分钟，与会者将当场捐赠10元。会议期间，每次电话响起，现场捐赠10元，手机等通讯工具必须处于振动状态或关闭。为什么要突出“生活”这个词？因为一个系统的实施必须要快，要快，这样那些被惩罚的人才能知道错误在哪里。惩罚不是目的，而是防止那些被惩罚的人犯同样的低级错误。

此外，企业会议不得受到限制。一些企业一进入会议厅就能感受到一种死气沉沉的气氛。与会者害怕在会上表达他们的观点，害怕他们的观点会互相冒犯，所以他们选择了沉默。但是当会议结束时，会有很多抱怨。然而，一些企业的会议气氛恰恰相反。参与者表达自己的观点，滔滔不绝。有时他们会因为一个问题而脸红并互相盯着对方。张三阐述了自己的观点。李四按照原则坚持他想要的计划。这时，主持人或调度员决定采纳哪个计划，不管谁的计划被接受，但当他们走出会议室时，每个人仍然面带微笑，可以严格执行会议上决定的计划。这也是一次会议。前者带来恶性循环，而后者带来良性循环。只要形成良好的会议氛围，许多争论的问题就会迎刃而解。这就是“会议要讨论，决议要达成，决议要执行”。

除了通知和组织会议之外，会议的组织者还有另一项任务，即确保会议决定的工作任务得到充分执行。许多企业召开会议并在会上决定许多事情，但他们往往没有当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务的完成被延迟。因此，在会上充分讨论一个问题后，支持者必须立即决定负责人、需要协调的部门和完成时间。然后，会后，会议的组织者应该检查和监督各种事情的完成。只要检查环节完成，会议管理将最终结束。

原作者:谭小芳